Datenschutz

Erhebung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Website https://evasys.dhbw.de/

(1) Bei der Nutzung von Evasys wird die IP-Adresse verarbeitet, um den Zugriff auf Evasys zu ermöglichen.

Darüber hinaus werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet, um die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
• Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode sowie jeweils übertragene Datenmenge
• Website, von der die Anforderung kommt
• Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, Spracheinstellungen

Die vorstehenden Angaben werden für die Dauer von bis zu 30 Tagen gespeichert und anschließend gelöscht oder wirksam anonymisiert.

Die Verarbeitung der IP-Adresse ist erforderlich, damit die Nutzung von Evasys möglich ist. Die Speicherung der Log-Files soll den ordnungsgemäßen Betrieb und die Sicherheit der Website gewährleisten. Eine Speicherung dieser Daten in der Datenbank findet für Onlineumfragenteilnehmende nicht statt. Es kann anhand der IP Adressen kein Zusammenhang zu den Umfrageantworten hergestellt werden.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Log-Files ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. § 4 LDSG BW i.V.m. § 2 Abs. 1 Ziffer 5 LHG BW.

Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens für eine konkret ausgeschriebene Position (I.) für das Abonnieren des Job-Newsletters (II.), und geben Ihnen allgemeine Hinweise zum Datenschutz (III.).

1. Das Bewerbungsverfahren

Für unsere Bewerbungsverfahren nutzen wir eine IT-gestützte Bewerbungsmanagementsoftware. Das bedeutet, dass Sie Ihre Bewerbung über ein Online-Formular einreichen. Bitte füllen Sie dafür das Online-Formular aus. Sie haben auch die Möglichkeit, Unterlagen (z. B. Zeugnisse) als Anlage hochzuladen.

Das Ausfüllen des Online-Formulars können Sie pausieren, Ihre Angaben zwischenspeichern und Ihre Bewerbung zu einem späteren Zeitpunkt vervollständigen. Bitte beachten Sie, dass der Zwischenspeicher mit Ablauf der Bewerbungsfrist, spätestens aber nach 30 Tagen, automatisch gelöscht wird. Nach Ablauf der Bewerbungsfrist bzw. – bei zeitlich länger ausgeschriebenen Positionen nach Ablauf von 30 Tagen – können Sie daher nicht mehr auf den Zwischenspeicher zugreifen. Sie erreichen den Zwischenspeicher über einen Link, den Sie an die von Ihnen hinterlegte E-Mail-Adresse zugesandt bekommen. Zum Schutz Ihrer Daten empfehlen wir Ihnen, die zusätzliche Option „Passwort festlegen“ zu nutzen.

Grundsätzlich verarbeiten wir im Bewerbungsverfahren alle üblicherweise im Rahmen von Bewerbungsverfahren anfallenden personenbezogenen Daten wie Stammdaten, Informationen zur fachlichen Qualifikation und zum beruflichen Werdegang, in Einzelfällen oder bei Angabe durch die Bewerber*innen auch zu persönlichen Verhältnissen, der Gesundheit oder der Religion, insbesondere:

Von Ihnen eingereichte Daten:

• Anrede, Titel, Vorname(n), Nachname
• Kontaktdaten (Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Geburtsort, Geburtsdatum, Alter, Geschlecht
• Familienstand, Kinder
• Staatsangehörigkeit
• Aus- und Fortbildung, beruflicher Werdegang, Tätigkeiten, Lebenslauf
• die von Ihnen angegebenen Erfahrungen, Kenntnisse, Interessen
• von Dritten bescheinigte/ausgestellte Qualifikationen, Bewertungen, Zeugnisse, Beurteilungen, Empfehlungsschreiben, Fortbildungsbescheinigungen, sonstige Qualifikationsnachweise
• Lichtbild
• Religionszugehörigkeit
• Gesundheitsdaten (z. B. Schwerbehinderung/Gleichstellung SGB IX)
• sonstige von Ihnen freiwillig mitgeteilte Daten
• Bankdaten für die Reisekostenerstattung

Von uns zusätzlich/zu einem späteren Zeitpunkt erstellte/verarbeitete Daten:

• Stelle, auf die sich die/der Bewerber*in bewirbt
• Bewertungen durch die auswählende(n) Person(en)
• Bewerbungsstatus
• technische Protokolldaten im Rahmen der Online-Bewerbung

Diese Daten speichern und verarbeiten wir während der Dauer des Bewerbungsverfahrens. Im Falle einer erfolgreichen Bewerbung übernehmen wir Ihre Bewerbung in die Personalakten und informieren Sie bei der Einstellung gesondert über die weitere Verarbeitung personenbezogener Daten. Im Falle einer nicht erfolgreichen Bewerbung werden die Daten nach einer  Aufbewahrungsfrist von vier Monaten nach Absage automatisch gelöscht. Für den Fall eines Rechtsverfahrens speichern und verarbeiten wir die Daten darüber hinaus während des Rechtsverfahrens zur Verteidigung von Rechtsansprüchen bis zum (rechtskräftigen) Abschluss des/der Verfahren/s.

2. Abonnieren des Job-Newsletters

Auf der Seite https://www.dhbw.de/die-dhbw/stellenangebote können Sie bei Interesse einen Job-Newsletter abonnieren, mit dem Sie sich freiwillig über neue Stellenausschreibungen informieren lassen können. Das Abo läuft automatisch zum anfangs von Ihnen hinterlegten Endzeitpunkt ab. Alternativ finden Sie in der E-Mail mit dem Bestätigungslink unten einen Link zum vorzeitigen Abbestellen.

Hierbei werden bei BITE folgende Daten gespeichert:

Ihre im Abfrageformular hinterlegten Daten (* bedeutet Pflichtfeld):

• Filter für die Auswahl: Standort, Jobkategorie, Bereich (wird automatisch aus bereits eingestellten Filtern gezogen)
• Häufigkeit der Benachrichtigungsmail*
• E-Mailadressen*, an welche die Benachrichtigungsmail mit den aktuellen Stellen gesendet werden soll (mind. 1)
• Endzeitpunkt der Benachrichtigungen (Zeitspanne, nach welcher das Abonnement automatisch enden soll)*
• Nutzungsbedingungen (Bestätigung, dass man die Datenschutzerklärung der DHBW gelesen hat und diese akzeptiert)*
• Personalisieren der Stellensuche: Titel der Stellensuche, persönliche Daten (Anrede, Vorname(n), Nachname)

Weiter bei BITE erzeugte Daten:

• Technisch notwendige Logs (Aufbewahrungsfrist 7 Tage)
• Suchparameter
• Quellenkennzeichnung 'job-alert' (oder abweichend falls beauftragt)
• Job Alert ID
• Erstellungsdatum
• Ablaufdatum
• Datum der letzten Ausführung
• Double Opt In Status

3. Zwecke der Datenverarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden für die Personalgewinnung an der DHBW, insbesondere im Rahmen der Durchführung konkreter Personalauswahlverfahren bei offenen Positionen, benötigt.

4. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 88 DSGVO i. V. m. § 15 LDSG bzw. §§ 83 ff. LBG; soweit einschlägig zusätzlich Art. 6 Abs. 1 Buchst. e) i. V. m. Abs. 3 DSGVO i. V. m. Art. 9 Abs. 2 Buchst. b) und h) DSGVO. Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage einer erteilten Einwilligung verarbeiten (Abonnement des Newsletters) stützt sich die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.

5. Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden nur in dem zur Durchführung des Personalauswahlverfahrens erforderlichen Umfang weitergegeben. Empfänger der in den Bewerbungsunterlagen enthaltenen personenbezogenen Daten sind dabei die Mitglieder der Auswahlkommissionen bei der DHBW, die jeweils zuständigen Personalverantwortlichen und -verwaltungen der DHBW sowie die Personalvertretungen (Personalrat, Beauftragte für Chancengleichheit bzw. Gleichstellungsbeauftragte und ggf. die Schwerbehindertenvertretung) und bei Berufungsverfahren zu beteiligende Gremien wie Örtlicher Senat und Senat sowie das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg. Die Zusammensetzung von Berufungskommissionen ist in § 48 Landeshochschulgesetz Baden-Württemberg geregelt. Mit dem technischen Betrieb/der Bereitstellung der Bewerbungsmanagementsoftware ist die Fa. BITE GmbH, Magirus-Deutz-Str. 16, 89077 Ulm, Tel.: 0731/14 11 50-0, E-Mail: info[at]b-ite.de, beauftragt. Empfänger ist daher auch die die BITE GmbH Ulm.

In Einzelfällen, insbesondere bei Auswahlentscheidungen zur Besetzung von obersten Leitungspositionen, binden wir eine Personalberatungsagentur in das Bewerbungsverfahren ein und leiten Ihre Bewerbungsunterlagen zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens und der Beratung an diese weiter. Bei Einbindung einer Personalberatungsagentur wird bereits im Rahmen der Stellenanzeige auf diesen Umstand hingewiesen.

6. Übermittlung von personenbezogenen Daten an Dritte und von Dritten

Übermittlungen von Daten durch uns an Dritte finden nicht statt, und Ihre Daten werden nicht an/in ein Drittland (= außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraumes) oder an eine internationale Organisation übermittelt.

7. Betroffenenrechte

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17, 18 DSGVO). Das Recht auf Löschung nach Art. 17 Abs. 1 und 2 DSGVO besteht jedoch u. a. dann nicht, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO). Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeiten wir in der Folge Ihre vorgenannten Daten nicht mehr. Mit der (freiwilligen) Nutzung unseres Newsletters willigen Sie in die Speicherung und weitere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ein. In diesem Fall sind Sie berechtigt, diese Einwilligung für die Zukunft jederzeit ohne Angabe von Gründen und ohne Nachteile befürchten zu müssen schriftlich, telefonisch oder per E-Mail (z. B. an datenschutz[at]dhbw.de) mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Bis zum Zeitpunkt des Widerrufs vorgenommene Verarbeitungen bleiben dabei in ihrer Rechtmäßigkeit erhalten (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Bei Vorliegen der Voraussetzungen steht Ihnen ein Recht auf Übertragung der Daten an Sie oder an einen anderen datenschutzrechtlich Verantwortlichen zu (Art. 20 DSGVO). Soweit Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüfen wir, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde.

8. Hinweis zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für die Rechtmäßigkeit des durchzuführenden Auswahlverfahrens erforderlich. Das Fehlen von relevanten personenbezogenen Daten in den Bewerbungsunterlagen kann die Nichtberücksichtigung bei der Vergabe des Dienstpostens/der Stelle zur Folge haben. Für die DHBW ergeben sich die rechtlichen Vorgaben für das Auswahlverfahren insbesondere aus Art. 33 Abs. 2 Grundgesetz, dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz, ggf. dem Landeshochschulgesetz und dem Haushaltsrecht. Danach ist die Auswahlentscheidung nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung zu treffen.

9. Hinweis zur Nutzung von Cookies

Für die Anwendung der Bewerbungsmanagementsoftware nutzen wir ein Cookie, das technisch für die Gewährleistung der Sicherheit und Stabilität der Webseite erforderlich ist. Das Cookie wird dabei temporär gespeichert und nach Beendigung der Sitzung, d. h. nach dem Schließen des Browsers, gelöscht.

1. Bei der Nutzung vom Online-Self-Assessment (OSA) wird die IP-Adresse verarbeitet, um den Zugriff auf OSA zu ermöglichen.

Darüber hinaus werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet, um die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
•  Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
• Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode sowie jeweils übertragene Datenmenge
• Website, von der die Anforderung kommt
• Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, Spracheinstellungen

Die vorstehenden Angaben werden für die Dauer von bis zu 30 Tagen gespeichert und anschließend gelöscht oder wirksam anonymisiert.

Die Verarbeitung der IP-Adresse ist erforderlich, damit die Nutzung von OSA möglich ist. Die Speicherung der Log-Files soll den ordnungsgemäßen Betrieb und die Sicherheit der Website gewährleisten

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Log-Files ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. § 5 Abs. 2 Cybergesetz BW.

2. Des Weiteren werden während der Durchführung der Tests Ihre Antworten verarbeitet. Dies erfolgt zu dem Zweck, Ihre überfachlichen Kompetenzen und Fähigkeiten selbst einzuschätzen und Ihnen die Testergebnisse zur Verfügung zu stellen. Soweit Sie nicht in die Speicherung der Testergebnisse einwilligen, werden die Daten gelöscht, sobald Ihnen die Ergebnisse bereitgestellt wurden. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 2 Abs. 3 LHG BW.

3. Sie haben die Möglichkeit, in die Speicherung der Ergebnisse der durchgeführten Tests einzuwilligen. In diesem Fall verwenden wir die Daten zum Zweck der Evaluation der Testverfahren. Für Sie besteht der Vorteil, dass Sie im Account auf die Testergebnisse weiterhin zugreifen können. In diesem Fall werden Ihre Testergebnisse für die Dauer Ihres Studiums gespeichert, sofern Sie die erteilte Einwilligung nicht widerrufen. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist in diesem Fall Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Zum Zwecke von Live-Übertragungen (Streaming) und zur Bereitstellung von Videos setzen wir das Tool Nudgis, ein Service des Unternehmens Ubicast, ein. Rechtsgrundlage ist, soweit wir Videos zu Lehrzwecken bereitstellen, Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 2 Satz 3 Nr. 5 LHG Baden-Württemberg. Soweit wir Übertragungen zum Zwecke der Herstellung der Hochschulöffentlichkeit vornehmen, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 10a LHG Baden-Württemberg.

Beim Aufruf eines Videos oder der Nutzung des Streams werden die folgenden Logdaten verarbeitet: IP-Adressen, Zeitstempel, Übertragungsprotokolle, Menge der gesendeten Byte sowie Referrer-Adressen. Soweit Sie sich mit Ihrem Moodle-Account einloggen, wird gespeichert, welche Inhalte Sie auf Nudgis aufgerufen haben. Alle Daten werden mit einer Frist von 30 Tagen gelöscht.

Das Medienstreamingsystem Nudgis wird von der Ubicast S.A., UbiCast, 6-8 rue André Voguet, 94200 Ivry-sur-Seine, Frankreich, betrieben, mit der ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht.